Kegiatan Manajemen Public Relations

~Pembagian Tanggung Jawab
Pembagian tugas dan tanggung jawab di divisi PR dari suatu perusahaan biasanya didasarkan pada kebutuhan dan tujuan masing-masing perusahaan atau korporasi, sehingga pembagian tanggung jawab antar masing-masing perusahaan belum tentu sama. biasanya divisi PR di suatu perusahaan atau korporasi terdiri dari: Institusional Relation, Media Relations, Government Relation.

• Institusional Relation

Institusional Relations berarti PR yang menangani hubungan antar lembaga di masyarakat. Tanggung jawab dari seorang Institusional Relations adalah memantau perkembangan masyarakat di sekitar perusahaan. Hal yang dapat dilakukan oleh Institusinal Relation adalah dengan memberikan program kegiatan positif yang mampu memberdayakan masyarakat atau biasanya disebut sebagai program CSR. Program CSR bisa dilakukan di berbagai bidang : ekonomi, pendidikan, kesehatan, dll.
Contoh : Pabrik yang di buka atau beroperasi di daerah pinggiran atau pedesaan. Dengan berada di sekitar masyarakat, pabrik harus bisa mengembangkan keadaan masyarakat sekitar. Dengan cara memberi mereka pekerjaan.

• Media Relation

Media Relations merupakan tanggung jawab seorang PR untuk bagaiamana menjalin kerjasama dan hubungan baik dengan media. Menjalin hubungan dengan media juga merupakan hal penting karena media juga merupakan stakeholder. Perusahaan juga tidak bisa lepas dari opini publik. Jika perusahaan mendapat opini negatif dari masyarakat. Opini tersebut akan berdampak sangat negatif untuk perusahaan.
Contoh : Munculnya kabar jika bahan pada makanan di Pizza Hut menggunakan bahan yang kadaluarsa, pihak PR dari perusahaan itu memberikan klarifikasi kepada media tentang perusahaan tersebut.

• Goverment Relation

Sutau perusahaan memerlukan perlindungan hukum. Oleh karena itu, seorang PR harus mempunyai tanggung jawab sebagai Government Relation untuk menjaga hubungan baik dengan pemerintahan yang ada. Dengan menjalin hubungan dan kerjasama yang baik dengan pemerintahan maka akan memudahkan perusahaan dalam mendapatkan perlindungan hukum atau yang lainnya seperti yang telah dikatakan di atas.

~ Penyusun Jadwal
Penjadwalan pada kegiatan PR merupakan pengelolaan waktu yang akan digunakan untuk melaksanakan program PR. Penyusunan dilakukan agar kegiatan yang dilakukan sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Pertimbangan dalam menyusun jadwal kegiatan menurut Smith (2005) : Waktu sesungguhnya yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas – tugas untuk mencapai tujuan kegiatan. Berbagai pola atau jenis serta frekuensi kegiatan yang akan dilakukan.

Cara – cara yang dapat digunakan dalam menyusun jadwal kegiatan:

a.  Mundur ke belakang dari tanggal kegiatan yang telah ditentukan, atau

b.  Memetakan setiap kegiatan yang telah teridentifikasi dalam flow chart (peta aliran kegiatan)

~ Anggaran
Menurut Cutlip, Center dan Broom (1994)  terdapat 4 kemungkinan dalam penyusunan anggaran PR: 
1. Anggaran dialokasikan berdasarkan jumlah keseluruhan anggaran perusahaan yang tersedia. Pada sebuah perusahaan tentunya memiliki anggaran dana tersendiri untuk kegiatan PR. Anggaran ini sudah direncanakan jauh-jauh hari dan jelas dalam penggunaan.
2. Anggaran disusun berdasarkan keperluan untuk bersaing dengan perusahaan saingan. 
3. Anggaran disusun berdasarkan seluruh keperluan kegiatan kehumasan yang ada. Sebelum menyusun anggran, bagian PR terlebih dahulu menganalisis dan menyusun rencana program yang akan dijalankan, setelah itu PR mulai membuat rincian dana yang akan dianggarkan.  
4. Anggaran disusun berdasarkan kemungkinan keuntungan yang diperoleh perusahaan.

 

Manajemen Public Relations

Public Relations sebagai Alat Manajemen
•Secara struktual humas merupakan bagian dari organisasi ini berarti  fungsi yang melekat pada manajemen perusahaaan
•Melakukan fungsi 2 arah antara lembaga dan publiknya peranannya turut menentukan sukses tidaknya Visi, Missi dan tujuan organisasi atau perusahaan

Peran strategis PR dalam Manajemen Organisasi
•Mengevaluasi opini Publik
•Mengindentifikasi kebijakan dan prosedur organisasi untuk kepentingan publik
•Merencanakan dan melaksanakan program kegiatan .
•Menciptakan dan mengembangkan persepsi baik bagi , organisasi , perusahaan, lembaga atau produknya  terhadap masyarakatyang mempunyai dampak positif  bagi masa depan perusahaan, lembaga, perusahaan dan produknya.

Manajemen Humas secara operasional
A . Penelitian: untuk memperoleh data primer maupun sekunder. Penelitian bersifat opinion maupun riset motivasi yang tertuju pada jiwa manusia berkaitan dengan kebutuhan dan keinginanan .
B. Perncanaan:  penyusunan suatau program acara , Agenda Setting program kerja humasberdasarkan fakta di lapangan.
C. Pengkoordinasian: Mengkoordinasi suatu Tim kerja dengan menentukan kerjasama dan keterlibatan bagian/devis lainnya dalam satu koordinasi tim yang solid sebagai upaya pencapaian tujuan perusahaan
D . Produksi : bentuk produksi yang dihasilkan oleh humas berupa produk publikasidan promosi upaya mendukung perluasan pemasaran produk yang berpengaruh pada operusahaan
E. Partisipasi khalayak/konsumen : Maksudnya partisipasi humas dalam melakukan suatu komunikasi timbal balik bagi kepentingan morganisasi juga publiknya misalnya dalam kegiata CSR.
F. Nasehat (Advisory): Diharapkan humas bisa memberikan sumbang saran kepada pimpinan berkenaan dengan penyesuaian kebijakan yang demi untuk kepentingan publik. 
G. Aktifitas / proses humas :
• a. Pencarian Fakta
• b.perncanaan
• c.Komunikasi
• D.Evaluasi untuk mengukur efektvitas program

Proses PR

4 Langkah Proses PR 

- Definisi Permasalahan; apa yang terjadi sekarang? (Analisis Situasi)  
- Perencanaan dan Program; apa yang harus kita lakukan, katakan dan mengapa alasannya? (Strategi)    
- Aksi dan Komunikasi; bagaimana dan kapan kita bertindak dan mengatakan hal tersebut (Implementasi) 
- Evaluasi Program; bagaimana kita telah melakukannya (Evaluasi)

Mendefinisikan permasalahan

*Praktisi PR harus dapat mengenal simtom dan penyebab.

*Praktisi PR perlu melibatkan diri dalam penelitian dan pengumpulan fakta.

*Praktisi PR perlu memantau dan membaca terus pengertian, opini, sikap, dan perilaku mereka yang berkepentingan dan terpengaruh oleh sikap dan tindakan suatu lembaga.

Perencanaan dan Program

*Praktisi PR sudah menemukan penyebab dan sudah siap dengan langkah-langkah pemecahan dan pencegahan.

*Dirumuskan dalam bentuk rencana dan program termasuk anggaran.

*Kesepakatan bersama dan mendapat dukungan penuh.

  

Aksi dan Komunikasi

*Harus dikaitkan dengan objective/goal yang spesifik.

 

Evaluasi Program

  

*Pengukuran atas hasil tindakan di masa lalu.

Public Relation

Peran PR dalam manajemen suatu organisasi adalah Mengevakuasi sikap atau opini publik, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur organisasi atau perusahaan dengan publiknya, merencanakan dan melaksanakan kegiatan PR atau humas.

Selain itu PR juga berperan sebagai Penasehat ahli (expert prescriber), fasilitator komunikasi (communication fasilitator), Fasilitator proses pemecahan masalah (problem solving process), Teknisi Komunikasi (commnication technician)

Menurut (Mc Elreath – 1993)
MANAJEMEN PR /HUMAS  adalah penelitian, perencanaan dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi;mulai dari pertemuan kelompok kecil hingga berkaitan dengan konferensi pers internasional via satelit,dari pembuatan brosur hingga kampanye nasional melalui multi media, dari menyelenggarakan acara open house hingga kampanye politik dari pengumuman pelayanan publik hingga menangani kasus manajemen krisis.

 

Model PR Menurut Grunig & Hunt

Menurut Grunig (1992) PR /manajemen komunikasi lebih luas dari tehnik komunikasi dan lebih luas dari program-program khusus PR seperti hubungan dengan media atau publisitas. PR/manajemen komunikasi menggambarkan seluruh perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi sebuah komunikasi organisasi dengan publik eksternal dan internal, yang memberi dampak terhadap kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan.

Model PR yang dipaparkan oleh Grunig dan Hunt (1994): The press agentry/publicity model, The public information model, The two way asymmetric model, The two way symmetric model.

Berikut penjelasannya:

1. The press agentry/publicity model : Secara praktik PR pada tahap ini melakukan propaganda melalui komunikasi searah untuk tujuan memberikan publisitas yang menguntungkan, terutama saat berhadapan  dengan media massa. Terkadang pemberian informasinya tidak jujur sebagai upaya memanipulasi hal negatif atas lembaga atau organisasinya.


2. The public information model : Dalam model ini, PR bertindak sebagai  wartawan dalam menyebarluaskan informasi kepada publik dan mengendalikan berita atau informasinya kepada media massa. Bentuk ini lebih baik dan mengandung lebih banyak kebenaran karena penyebarannya melalui news latter, brosur dan surat langsung (direct mail). 


3. The two way asymmetric model :
Pada tahap ini, pihak PR dalam praktiknya melalui penyampaian pesannya berdasarkan hasil riset dan strategi ilmiah (scientific strategy) untuk berupaya membujuk publik, agar mau kerja sama, bersikap dan berpikir sesuai dengan harapan organisasi


4. The two way symmetric model : Model ini, PR melakukan kegiatan bersadarkan penelitian dan menggunakan teknik komunikasi untuk mengelola konflik dan memperbaiki pemahaman publik secara strategik (Grunig, 1992 : 18)